Panoramica
La maggior parte degli ERP, CRM o BPM genera milioni di documenti aziendali che devono essere archiviati.
L’Archiviazione Cloud si è evoluta andando oltre il semplice archivio digitale che ospita documenti per motivi legali o per comodità di back office. Identificare e attuare una strategia di archiviazione è parte integrante delle pratiche aziendali avanzate che portano vantaggi significativi ad un’impresa moderna.
Se si considerano la possibilità di
- condividere l’accesso del fornitore agli ordini di acquisto firmati digitalmente
- tenere traccia della lettura/ricezione delle fatture
- accedere alle liste di imballaggio da dispositivi mobili
sarà necessario un archivio avanzato di documenti aziendali, On-Premise oppure Cloud.
Questi processi si basano sulla capacità di garantire l’accesso esterno ai documenti aziendali. Le tecnologie Digital Transformation, Mobile e Cloud offrono significative opportunità di miglioramento per la distribuzione e la consultazione dei documenti.
Per affrontare le sfide che si presentano nel gestire grandi volumi di documenti con limitate risorse IT interne, l’azienda di oggi deve affidarsi a un’architettura di archiviazione dei documenti scalabile e perfettamente collegata alle applicazioni usate in azienda.
Vediamo alcune best practice per implementare un modello di archiviazione cloud PaaS per documenti aziendali.
Catturare metadati pertinenti per permettere ricerche mirate
Qualunque siano i fornitori di cloud utilizzati (es. Azure, Amazon), il recupero dei documenti può essere complicato se la ricerca ne restituisce più di quanti ci si aspetta. Questo può dipendere da un’indicizzazione del testo completo o da metadati inappropriati per filtrare la ricerca.
I documenti aziendali sono facilmente classificabili per categoria, con riferimenti pertinenti quali ID cliente, Numero di fattura o Data, ecc. Per ottenere risultati migliori, occorre catturare una serie di metadati da passare all’applicazione Cloud insieme al documento PDF. I metadati devono essere definiti leggendo il contenuto del documento e selezionando le parole corrette, oppure recuperati da una risorsa esterna (es. un indirizzo e-mail).