Cosa considerare per l’archiviazione cloud dei documenti

Panoramica

La maggior parte degli ERP, CRM o BPM genera milioni di documenti aziendali che devono essere archiviati.

L’Archiviazione Cloud si è evoluta andando oltre il semplice archivio digitale che ospita documenti per motivi legali o per comodità di back office. Identificare e attuare una strategia di archiviazione è parte integrante delle pratiche aziendali avanzate che portano vantaggi significativi ad un’impresa moderna.

Se si considerano la possibilità di

• condividere l’accesso del fornitore agli ordini di acquisto firmati digitalmente
• tenere traccia della lettura/ricezione delle fatture
• accedere alle liste di imballaggio da dispositivi mobili

sarà necessario un archivio avanzato di documenti aziendali, On-Premise oppure Cloud.

Questi processi si basano sulla capacità di garantire l’accesso esterno ai documenti aziendali. Le tecnologie Digital Transformation, Mobile e Cloud offrono significative opportunità di miglioramento per la distribuzione e la consultazione dei documenti.

Per affrontare le sfide che si presentano nel gestire grandi volumi di documenti con limitate risorse IT interne, l’azienda di oggi deve affidarsi a un’architettura di archiviazione dei documenti scalabile e perfettamente collegata alle applicazioni usate in azienda.

Vediamo alcune best practice per implementare un modello di archiviazione cloud PaaS per documenti aziendali.

Catturare metadati pertinenti per permettere ricerche mirate

Qualunque siano i fornitori di cloud utilizzati (es. Azure, Amazon), il recupero dei documenti può essere complicato se la ricerca ne restituisce più di quanti ci si aspetta. Questo può dipendere da un’indicizzazione del testo completo o da metadati inappropriati per filtrare la ricerca.

I documenti aziendali sono facilmente classificabili per categoria, con riferimenti pertinenti quali ID cliente, Numero di fattura o Data, ecc. Per ottenere risultati migliori, occorre catturare una serie di metadati da passare all’applicazione Cloud insieme al documento PDF. I metadati devono essere definiti leggendo il contenuto del documento e selezionando le parole corrette, oppure recuperati da una risorsa esterna (es. un indirizzo e-mail).

Erogazioni resilienti senza perdita di documenti per interruzioni dei processi

Qualsiasi processo che invia documenti da un sistema all’altro (sia on premise che nel cloud), richiede sincronizzazioni e conferme. Un processo affidabile dovrebbe essere in grado di:

• rimediare a un guasto di rete o a ritardi nell’elaborazione
• garantire che ogni documento sia salvato e facilmente recuperabile.

Dal momento che la creazione di nuove attività è un processo continuo, l’elaborazione dei documenti di archiviazione deve funzionare senza richiedere un intervento umano.

Una volta nel repository ospitato nel Cloud, l’infrastruttura e le operazioni PaaS conservano i documenti archiviati con architettura ad alta disponibilità e backup automatico.

Indicizzare grandi volumi di documenti

Vediamo un esempio. La dimensione massima del file di SQL Server 2012 è di 16 terabyte. Supponendo una dimensione media dei documenti PDF di 500KB, la capacità sarebbe di 320 milioni di documenti per un singolo database. Tuttavia, il numero di documenti non è il solo fattore per stimare le capacità di hosting. Costruire indici e cercare attraverso di essi è un processo che richiede molto tempo. L’indicizzazione del testo integrale può dare un certo comfort apparente, ma può sopraffare il sistema di archiviazione con enormi tabelle di indici. L’indicizzazione dei documenti con metadati pertinenti ma limitati o l’indicizzazione del testo integrale limitata a una zona di testo all’interno del documento (es. la prima pagina o un paragrafo specifico) faciliterà le prestazioni e accelererà la ricerca.

Ridurre la ridondanza dei documenti con collegamenti GUID

Dopo che il documento aziendale viene salvato su una piattaforma PaaS Cloud:

• l’azienda deve conservare una copia locale?
• l’ERP aziendale sarebbe in grado di generarla nuovamente se necessario?
• se il documento deve essere distribuito, è disponibile una copia?
• l’accesso al documento è previsto solo internamente?

Tutte queste variabili possono essere affrontate associando un URL (GUID) univoco che faccia riferimento al documento salvato che può essere restituito all’applicazione aziendale.

Ogni documento diventa accessibile facendo clic su GUID. Così è possibile rispondere sia alle esigenze interne che a quelle dei clienti (ad es. fatture, ordini di vendita), consentendo agli utenti finali di localizzare facilmente il documento in questione.

Questa funzione consente alla vostra applicazione (ERP CRM, BPM), di mantenere un riferimento diretto e l’accesso a tutti i documenti aziendali generati. La gestione dei documenti fuori dall’applicazione che li ha creati ha molteplici vantaggi soprattutto quando si utilizza un’applicazione SaaS.

Gestire più tipi di documento nello stesso archivio

Esiste un punto comune tra una fattura XML, una fattura PDF o JPEG? Possono essere memorizzati nello stesso repository? Fintantoché i metadati sono associati al documento aziendale, qualsiasi formato è in grado di condividere lo stesso spazio di archiviazione Cloud sia che si tratti di Microsoft Azure, Amazon Web Services AWS, ecc.

Conclusione

L’archiviazione dei documenti aziendali è stata originariamente concepita come un’applicazione in loco.

Grazie ai recenti progressi tecnologici, tra cui (ma non solo) le soluzioni ibride Cloud, il processo è stato migliorato. Le aziende che ospitano i loro sistemi e applicazioni nel Cloud (in modalità IaaS, PaaS, SaaS) stanno sempre più spesso ospitando i loro documenti in una soluzione separata flessibile e indipendente dalla piattaforma d’origine. I documenti commerciali non sono più tenuti in ostaggio dall’applicazione che li ha creati, facilitando così i rapidi cambiamenti richiesti dalla continua evoluzione degli affari.

Oltre ai diversi requisiti per selezionare un provider (es. banda larga, volume di archiviazione, accessi simultanei, numero di documenti, prestazioni di servizio e disponibilità), le considerazioni fatte finora influenzeranno direttamente il successo del vostro progetto e sono parte integrante di un’implementazione efficace di un’Archiviazione Cloud PaaS.