Dematerializzare le buste paga: vantaggi per tutti
Il datore di lavoro può inviare ai propri dipendenti le buste paga per via telematica. Tuttavia, nonostante gli ovvi vantaggi, si tratta ancora di una pratica rara per diversi motivi. Vediamoli insieme.

Obiezione #1 Barriere culturali

La cultura del cambiamento non è sempre presente in tutte le aziende, il che rende difficile l’implementazione di nuove soluzioni. Inoltre, da parte di alcuni professionisti delle risorse umane, si riscontra una mancanza di conoscenza del digitale che si somma alla paura di mettere in pericolo la loro professione. Occorre accompagnare il processo verso il cambiamento per convincere non solo il dipartimento del personale, ma anche tutti i dipendenti dei vantaggi della busta paga dematerializzata. Una buona comunicazione sui benefici otterrà il sostegno di tutti.

Obiezione #2 Coesistenza di versioni cartacee e digitali

La coesistenza di sistemi di comunicazione differenti è consentita, ma non per lo stesso dipendente. Dovrebbe esistere una sola versione originale della dichiarazione relativa alla remunerazione. Per un dipendente non è quindi possibile disporre di un originale cartaceo se ha scelto di ricevere il documento in formato elettronico. Spetta comunque a lui scegliere il formato in cui preferisce ricevere il documento. In caso di passaggio a cedolini paga dematerializzati, l’azienda deve scegliere una soluzione che rispetti le scelte di tutti, ossia l’invio di una comunicazione fisica o elettronica.

Obiezione #3 Vincoli legali

In realtà sono sempre meno importanti. Lo Stato infatti, attraverso varie leggi, favorisce la dematerializzazione di diverse procedure e documenti amministrativi (fatture, ricevute di affitto, buste paga, ecc.). Tuttavia, occorre raccogliere il consenso dei dipendenti e memorizzare queste informazioni per rispettare la loro scelta personale. Senza dimenticare di scegliere una soluzione che garantisca l’integrità dei dati del cedolino (firma elettronica, timestamping).

La realtà? Dematerializzare le buste paga è un vantaggio per tutti

Nonostante una certa riluttanza, la dematerializzazione delle buste paga è una pratica sempre più vantaggiosa per i datori di lavoro. I risparmi realizzati sono evidenti: minori costi associati alla stampa, all’imbustamento e alla consegna. E per i dipendenti: un documento accessibile a distanza, facile da duplicare, da trasmettere e conservare.

Per i dipartimenti del personale è ora di superare questi falsi ostacoli e spingere l’azienda all’adozione dei cedolini paga elettronici.

La tua azienda è pronta?