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Ogni mese le buste paga vengono stampate, imbustate e distribuite ai dipendenti manualmente o per posta, a seconda della politica e dell’organizzazione aziendale.

La tendenza degli ultimi anni è quella verso la dematerializzazione, per cui il datore di lavoro può assolvere all’obbligo di consegna del cedolino paga attraverso la posta elettronica.

I vantaggi delle buste paga dematerializzate sono evidenti:

  • risparmio di tempo e di spese di stampa
  • maggiore sicurezza
  • facilità di accesso alle informazioni anche per i dipendenti in movimento.

Nonostante l’autorizzazione ministeriale alla dematerializzazione, molte aziende non hanno ancora fatto il grande passo. Per questo occorre cogliere al più presto l’occasione per riformulare in maniera vincente una delle procedure aziendali più sensibili.

Ecco alcuni consigli dalla nostra esperienza in questo settore.

Principio 1: il tempo dei salari a vita è finito

Durante la propria vita professionale, ciascuno di noi potrà lavorare per diversi datori di lavoro.

In questo caso, proporre un server di archiviazione specifico per ciascuna società non sarà utile: chi è in grado di ricordare la propria password tra 10 anni? Il buon senso suggerisce di lasciare che ogni dipendente decida la sua posizione di archiviazione elettronica: che scelga Dropbox, Google Drive o altro, non importa.

Principio 2: l’azienda cambia regolarmente HRMS

In caso di cambiamenti del HRMS (Human Resource Management System, o Sistema di gestione delle risorse umane), è irrealistico aggiungere una modifica al metodo di archiviazione dei libri paga e ogni volta avvertire tutti gli ex dipendenti. I dipartimenti delle risorse umane sarebbero sopraffatti e dovrebbero affrontare un rischio legale inaccettabile. La soluzione della dematerializzazione deve pertanto essere indipendente dallo HRMS, universale, e adattarsi a qualunque software.

Principio 3: il progetto non dovrebbe cambiare secondo le abitudini del Dipartimento HR

Il processo deve essere semplice quanto, o addirittura più di, stampa, distribuzione e archiviazione fisica, in modo da generare guadagni di produttività misurabili e la piena adozione da parte del dipartimento Risorse Umane.

Le sollecitazioni per fornire una copia di una dichiarazione salariale persa sono rare, e non genereranno più lavoro amministrativo di prima. Inoltre, è importante non adottare un sistema che trasformerebbe il personale HR in un gestore di password dimenticate o in un educatore permanente per spiegare come ricevere e aprire le comunicazioni elettroniche.

Principio 4: la ricezione della busta paga dovrebbe essere facile e intuitiva 

È la condizione per un’adozione piena e intera da parte degli utilizzatori.

Principio 5: autenticità e integrità del documento

La busta paga deve essere timbrata e firmata elettronicamente al fine di garantirne l’autenticità e l’integrità.

Posti questi 5 principi, che architettura scegliere?

In ogni caso, sembra chiaro che l’azienda ha interesse a salvare le buste paga in una soluzione di archiviazione elettronica aziendale. L’accesso sicuro tramite il web consentirebbe anche di beneficiare di moduli di ricerca, rendendo le ricerche intuitive e immediate.

La scelta della centralizzazione

Un’opzione è quella di consentire ai dipendenti e agli ex dipendenti l’accesso sicuro allo spazio di archiviazione. Se un impiegato o un ex dipendente richiede una copia di una busta, deve collegarsi e salvare il documento nella propria postazione o stamparlo.

busta paga - centralizzare

Ma gli svantaggi appaiono rapidamente:

  • mancato rispetto del primo principio
  • rischio legale (la conservazione delle buste paga è responsabilità del datore di lavoro).

L’invio della busta via email

Le aziende possono essere tentate di fornire semplicemente le buste paga come allegati di una e-mail. Oltre ai rischi inaccettabili alla riservatezza e alle eventuali controversie sulla ricezione, ciò aumenta notevolmente il peso delle e-mail e può causare un problema di fluidità del server di messaggistica al momento della pubblicazione mensile dei cedolini.

busta paga - mail

Invio di un link unico centralizzato

L’ultima opzione, la più soddisfacente, è quella di centralizzare le buste paga e di inviare ai dipendenti via posta elettronica un unico collegamento sicuro su cui devono cliccare. La consultazione della busta paga è quindi possibile anche da un cellulare.

busta paga - link

L’interesse di questo processo:

  • nessun allegato nell’email, quindi nessun rischio di hacking
  • messaggi di posta elettronica di peso ridotto che non saranno bloccati dal provider Internet.

Tuttavia, la sicurezza dei dati non deve essere trascurata. È pertanto necessario impostare una password per aprire il PDF. Può essere, ad esempio, una funzione di un elemento del contenuto della dichiarazione salariale che solo il dipendente interessato può conoscere, come le ultime 4 cifre del numero di previdenza sociale. Non è necessario generare o comunicare una password. La riservatezza è assicurata.

busta paga - mobile

Benefici della dematerializzazione delle buste paga

Per i dipendenti

  • Accesso remoto
  • Facile da duplicare
  • Facile da trasmettere (a un’agenzia immobiliare, una banca, un municipio)
  • Documento protetto
  • Conservazione dell’ambiente (diminuzione delle stampe)

Per i datori di lavoro

  • Riduzione dei costi fino all’80%
  • Risparmio di tempo
  • Tracciabilità
  • Archiviazione semplificata
  • Indipendenza dal sistema di pagamento
  • Conservazione dell’ambiente (diminuzione delle stampe)

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