Fattura elettronica e processi aziendali

L’obbligo della fatturazione elettronica è l’occasione per rivedere e digitalizzare i processi documentali.

Un approccio volto a semplificare il flusso dati porta maggiore efficienza all’intera organizzazione aziendale.

Accettare il sistema di fatturazione elettronica è ancora difficile

Molte aziende adottano ancora un sistema ibrido, in cui convivono elementi digitali ed analogici. La fattura elettronica è vista addirittura come un incomprensibile file XML che fa perdere tempo rispetto al comodo file PDF.

L’obbligo di fattura elettronica si estenderà inevitabilmente a tutto il settore privato

La fattura elettronica è solo il primo tassello del processo di normazione della digitalizzazione. Questa per ora riguarda obbligatoriamente solo le Pubbliche Amministrazioni, ma interesserà inevitabilmente anche tutto il settore privato.

Nell’ottica della progressiva dematerializzazione di tutti i documenti aziendali, per il settore pubblico come per il privato, è importante mettere in discussione gli attuali processi aziendali. Occorre ottimizzarli prima che diventino obsoleti.

L’obbligo della fatturazione elettronica come stimolo al cambiamento

La legge che incentiva la fatturazione elettronica B2B rappresenta l’occasione per intraprendere un percorso di digitalizzazione completo, che porti a dematerializzare non solo un semplice documento, ma l’intero procedimento del ciclo dell’ordine.

La fattura come elemento centrale dei processi aziendali

La fattura è trasversale a tantissimi processi in azienda. Per esempio:

  • all’offerta commerciale
  • a un ordine che scaturisce poi in una fattura elettronica
  • a tutte le e-mail, informazioni, sistemi che gestiscono i dati che poi vengono fatturati e resi informatici.

Una visione globale sulla fatturazione elettronica

Un approccio più ampio permette di osservare come la fatturazione elettronica verso un cliente o verso la Pubblica Amministrazione possa essere inserita in un sistema complesso formato:

  • da tutti i soggetti interessati impegnati nel flusso di fatturazione
  • dai sistemi informativi (CRM, gestionale, piattaforma di marketing)

Il tutto coinvolgendo tutti i documenti e le informazioni gestiti dall’impresa.

L’importanza di studiare i flussi

Per riprogettare i processi documentali aziendali occorre mapparli in modo dettagliato.

È indispensabile tracciare un modello che descriva con accuratezza:

  • quello che accade realmente
  • qual è il flusso dei dati
  • come lavorano le persone all’interno dell’organizzazione.

Questo studio può portare ad attuare dei cambiamenti anche sulla stessa struttura organizzativa, per esempio in ottica Industria 4.0.

Il vero valore della Fatturazione Elettronica

Consiste nel creare cultura digitale.

Le imprese devono abituarsi a gestire documenti in ingresso o in uscita in formato elettronico elaborabile dai sistemi informativi (senza bisogno di trascrizione manuale dei dati a sistema).

Il vantaggio più ovvio è il risparmio economico.

Questo si può ottenere solo se tutti processi di gestione accompagnano la fattura elettronica in digitale dal momento della sua emissione fino alla sua conservazione.

Come identificare la soluzione perfetta

In realtà la soluzione perfetta, quasi per definizione, non esiste.

La soluzione migliore resta comunque fare subito il primo passo per passare dalle fatture analogiche a quelle elettroniche in formato elaborabile.

L’automatizzazione e l’emissione della fattura passano da un software amministrativo efficiente

È importante che la standardizzazione della fattura elettronica ed i relativi processi aziendali di gestione possano essere gestiti attraverso l’utilizzo di un software amministrativo efficiente.

Questo deve poter automatizzare non solo l’emissione, ma anche la consegna delle fatture elettroniche e gli altri cicli del controllo di gestione (ordine, spedizione/consegna, pagamento).

Dietro l’azione sui singoli documenti (la fattura, il DDT, gli ordini) deve stare sempre la riorganizzazione dell’intero ciclo Ordine-Pagamento. L’obiettivo è digitalizzare la relazione con il maggior numero possibile di clienti e/o fornitori.

Seguendo questa finalità, attraverso passi successivi, tutti gli sforzi confluiscono in un approccio innovativo ampio, sistemico e integrato.

Possiamo aiutarti a concretizzare questo processo

In NextInt ci occupiamo da anni di gestione documentale e delle sfide che nascono dalla necessità di adempiere a nuove normative, o dalla naturale evoluzione del mercato.

Contattateci senza impegno per definire un piano di progetto mirato che possa soddisfare le vostre scadenze e i vostri obiettivi aziendali.

Non fermarti alla fatturazione elettronica:
riprogetta i processi aziendali