La trasformazione digitale ha introdotto molteplici miglioramenti nei processi SAP. Tra questi, vediamo come applicare una firma digitale individuale ai documenti prima della loro distribuzione. Invece di elaborare in background, gli utenti SAP possono mantenere un controllo interattivo sul processo, la visualizzazione, l’approvazione e la firma dei documenti. Fino al ritorno del PDF finale a SAP, in forma di allegato oppure tramite GUID.

La sicurezza dei documenti è un requisito fondamentale

Il processo di digitalizzazione ha reso sempre più importante la sicurezza dei documenti conservati. Prima di essere condivisi e/o distribuiti, è diventato imperativo che siano protetti. La spinta verso l’automazione ha richiesto un attento studio per rendere sicura la distribuzione e garantire la conformità legale.

La legislazione stessa è intervenuta per specificare come debbano avvenire la trasmissione e la convalida dei documenti, con effetti sulle modalità di trasmissione elettronica e sul seguente controllo delle imposte.

Alcuni processi adesso richiedono:

  • una firma valida che autentica il firmatario,
  • la sua azione deliberata di certificazione.

Per l’azienda, la tracciabilità e la responsabilità dei documenti firmati sono essenziali.

Quanta flessibilità può essere combinata con la sicurezza?

Implementare un sistema per ottenere il documento corretto firmato dall’autorità competente è una sfida. Specialmente in un mondo in continuo cambiamento dove le persone possono cambiare ruolo o addirittura azienda, ma dove ogni giorno gli affari devono continuare. Essere in grado di riconfigurare i sistemi in modo proattivo in modo che il business non ne sia influenzato è il bisogno attuale.

In SAP, definire una strategia di rilascio abbinata a un processo di approvazione è abbastanza complesso e consuma molto tempo. Utilizzare una soluzione di gestione documentale esterna che interagisca con gli attributi del documento e con l’ID utente SAP e la sua posizione, fornisce un flusso di lavoro flessibile delle firme, insieme alle regole di sicurezza e autenticazione.

Compleo Suite, software certificato SAP, traccia le proprietà del documento SAP e suggerisce i corrispondenti utenti SAP con le richieste di firma digitale. Inoltre, l’interazione Compleo RFC BAPI aiuta a richiedere maggiori dettagli per un instradamento e una governance sicuri del documento.

Come identificare e localizzare il firmatario

  • Se un utente SAP ha più sessioni aperte, quale verrà selezionata per richiedere la firma?
  • Se più documenti vengono rilasciati da un lavoro in background, quale utente SAP ha il diritto di firmare quale documento?
  • Se il firmatario ha solo una licenza indiretta SAP, in che modo il PDF firmato tornerà indietro in modo sicuro al SAP Archive Link o al DMS?
  • Cosa accade se il SAP Signer vuole approvare tanti documenti in una sola volta?
  • Come possiamo sapere che il SAP Signer abbia una firma valida?

La tracciabilità del documento coinvolge più metadati riferiti ai sistemi SAP (Spool Request, Output Request, Spool attributes, Document Content, WorkStation address, Nome del PC, ID utente SAP o ID lavoro, ecc.). Tutti questi parametri aiutano a capire chi è e dove si trova il firmatario. È possibile migliorare i flussi di lavoro con la capacità di leggere i dettagli della firma incorporati nel PDF una volta firmato digitalmente.

Processo individuale o automatizzato?

Gli utenti SAP sono responsabili della distribuzione dei documenti con le loro firme. Possono diventare parte del processo in modo interattivo oppure preferire una gestione automatizzata, ma con specifici controlli.

Utilizzando Compleo Remote Agent, gli utenti possono decidere in autonomia di

  • automatizzare il processo
  • controllare ogni documento individualmente prima di firmare.

Questo processo robusto e pienamente conforme non lascia alcuna ambiguità circa l’autenticità delle firme. La convalida crea fiducia e aggiunge credibilità all’intero processo aziendale, così come permette il rispetto delle leggi vigenti in materia. Ogni utente SAP è identificato da un ID unico che assicura che il processo sia affidabile.

Conclusione

Questo processo, basato su una soluzione certificata SAP, è pienamente conforme a tutte le esigenze legali e di business.

Uno dei principali punti di forza di una firma digitale è la sua capacità di verificare e dimostrare con precisione l’identità del firmatario. I documenti possono poi essere distribuiti come desiderato (es. via e-mail, stampa, SAP DMS, MS SharePoint, Web Service, ecc.).

La firma digitale dei documenti può aiutare la vostra azienda a sostenere una maggiore responsabilità, integrità e autenticità dei dati.