flusso gestione documentale

Riduci i costi e migliora le interazioni tra cliente e fornitore con un sistema di flusso documentale

Scenario

I documenti aziendali scambiati con Fornitori o Clienti richiedono di essere visti, approvati, respinti, trasmessi e archiviati dal personale della compagnia.

Prima della loro distribuzione possono essere necessari dei passaggi complementari (es. aggiungere una firma digitale o un indirizzo e-mail). Processi ulteriori (completamento di dati mancanti, approvazioni) possono essere richiesti anche dai documenti in entrata (ricevuti via fax, e-mail o FTP).

Lo scopo di un sistema di flusso di documenti aziendali è garantire che tutti i passaggi associati ai documenti in entrata e in uscita siano eseguiti in modo rapido ed efficiente, assicurando l’integrità dei documenti.

Il flusso documentale aziendale

L’Application Workflow si concentra sulla creazione di documenti aziendali.

Il Document Workflow completa, controlla e qualifica i documenti aziendali in uscita e in entrata lavorando con le specifiche tecnologie di comunicazione coinvolte.

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Connettersi con risorse eterogenee e processare vari formati

I documenti aziendali sono prodotti da applicazioni (SAP, MS Dynamics, JDEdwards, programmi su riga di comando) e persino da tecnologie come i fax. Sono poi trasformati in molti formati (es. PDF, TXT, file immagine).

Un flusso documentale aziendale deve

  • ricevere i documenti
  • gestire le informazioni che portano
  • condividerli tra le piattaforme.

Vediamo l’esempio della ricezione di un Ordine di Acquisto in formato fax.

  • Ricezione di un’immagine (formato TIFF convertito in PDF)
  • gestione OCR per identificare le parole chiave
  • aggiunta di proprietà sul PDF tramite software
  • innesco di input nell’ERP.

Non importa però quanto sia preciso l’OCR. Per evitare errori si raccomanda ancora vivamente un controllo visivo del documento.

Un flusso documentale aziendale per documenti in entrata di questo tipo permette di

  • instradare l’ordine fax attraverso passi successivi (es. controllo visivo)
  • completare proprietà (es. ID Card)
  • inoltrare al reparto di competenza
  • trasformare il documento in un PDF certificato e protetto.

Un sistema efficace e flessibile deve possedere un’elevata adattabilità nel leggere e riconoscere i documenti ricevuti via fax, e-mail, scansioni, FTP, ecc.

Schema di flusso documentale per i documenti aziendali in arrivo:

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Procedure simili devono essere richiamate per i documenti in uscita prodotti dai sistemi interni (es. un’applicazione di fatturazione elettronica).

In un documento originale pensato per essere inviato ai clienti (es. fattura PDF) potrebbero mancare gli indirizzi e-mail di riferimento. Questo impedirebbe di poterlo recapitare correttamente. Inoltrare il documento attraverso un flusso documentale e richiedere agli utenti di inserire manualmente gli indirizzi mancanti rende il processo di correzione errori agevole e tempestivo.

Un flusso documentale aziendale che gestisce processi avanzati per i documenti ERP generati (in formato spool, TXT, PDF, OTF o RDI) consente di proteggere e gestire le eccezioni riducendo i costi di riprocesso e i ritardi.

Schema di flusso documentale per i documenti aziendali in uscita:

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Caratteristiche di un sistema di flusso documentale aziendale

  • Ordinare i documenti e selezionare solo quelli idonei

Leggere le proprietà del documento (metadata) consente al sistema di selezionare correttamente i documenti ammissibili.

Leggere e analizzare il contenuto di un documento consente il test dei campi (es. Quantità Totale Ordine, o Paese di destinazione) e di rivelare eccezioni dati (es. valori fuori dagli intervalli ammessi).

Queste caratteristiche permettono ai team IT di impostare i flussi di lavoro dei documenti per gestire solo le eccezioni, e consentire a processi automatizzati di gestire tutti i documenti aziendali standard.

  • Spostare i documenti corretti nei processi automatici

Una volta che i documenti sono stati verificati o che sono state applicate correzioni, sono riimmessi nel flusso normale. Per facilitare questa operazione, il sistema deve essere in grado di comunicare con i processi aziendali e le applicazioni esistenti.

  • Completare le proprietà del documento

Dopo essere stato elaborato dal flusso documentale aziendale, il documento viene etichettato elettronicamente con informazioni di monitoraggio. Le proprietà sono allegate al PDF stesso e sono utilizzate durante il ciclo di vita del documento a fini di tracciabilità e di controllo (es.: nome utente, data, user-id, firma digitale, marcatura oraria). Aggiungere proprietà trasforma un isolato e anonimo PDF in un documento con un valore aggiunto.

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Nella figura: un sistema che comprende un fianco a vista laterale e che permette il copia / incolla del testo del documento in proprietà del campo. La revisione dell’utente diventa un processo più veloce e più affidabile.

Usare sistemi esterni per una maggiore flessibilità

Ci sono molte ragioni per optare per un flusso documentale aziendale che sia esterno ai sistemi ERP, CRM o BPM esistenti.

La principale è che molti utenti non sono autorizzati ad accedere a tutti i moduli applicativi IT.

  • Gli accessi sono limitati per ragioni di costo e di sicurezza
  • alcuni utenti non hanno un accesso registrato
  • alcuni utenti non sono formati adeguatamente.

Il modo più semplice per permettere di raggiungere i documenti e apportare correzioni è un ambiente di flusso documentale che consente l’interazione tramite browser web. Lo stesso sistema con un’interfaccia simile è spesso la scelta migliore anche per un archivio di documenti.

Questa configurazione indipendente consente alle aziende di cambiare e migliorare il flusso di lavoro del documento senza apportare modifiche corrispondenti ai loro ERP, BPM o CRM.

Non appena diventano disponibili nuove tecnologie per la gestione dei documenti, o quando cambiano le esigenze di venditore e cliente, l’azienda può reagire senza interferire con gli altri processi aziendali.

Esempio pratico: informatizzare il processo Vendita e Distribuzione

Dal punto di vista di un ERP, tutte le attività di Vendita e Distribuzione sono ben gestite dagli utenti registrati. Tuttavia, la comunicazione e lo scambio di documenti tra i reparti in realtà sono spesso gestiti manualmente.

Ecco un esempio di 3 processi aziendali relativi a Vendita e Distribuzione che beneficiano di una automazione sicura con un flusso di documenti aziendali.

Gli schemi seguenti illustrano i processi di business tipici configurati in un flusso documentale aziendale per gestire le fasi dopo che specifici documenti sono generati dall’ERP o ricevuti dal cliente.

1 – Tutti gli Ordini di Acquisto ricevuti via fax o e-mail vengono elaborati automaticamente prima di registrare passi nell’ERP

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2 – Tutti i Termini e Condizioni approvati dai clienti sono firmati e garantiti automaticamente dai Sales Manager

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3 – La contabilità settimanale relativa ai clienti è passata agli Account Manager per la revisione prima di essere inviata ai clienti idonei

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Conclusioni

L’elaborazione di documenti aziendali sta migliorando sfruttando le tecnologie più recenti e spesso richiede diverse persone e sistemi per lavorare con i documenti in vari formati.

Tuttavia molti documenti coinvolti non si integrano facilmente con i sistemi informativi interni esistenti, perché questi sistemi non hanno il controllo dei documenti e non consentono controlli e correzioni.

Un sistema di flusso di lavoro dei documenti aziendali

  • potenzia i processi IT esistenti
  • completa le informazioni mancanti
  • consente un’accurata elaborazione automatica
  • indirizza il documento alla persona giusta o al programma per correzioni o approvazione.

Le aziende che utilizzano questo approccio potranno raccogliere i seguenti benefici:

  • diminuzione del costo del lavoro
  • miglioramento del servizio clienti
  • migliore preparazione di audit
  • maggiore flessibilità per sfruttare le nuove tecnologie
  • adattamento alle mutevoli esigenze di business.