Personalizzare documenti Dynamics 365

Scenario

Microsoft Dynamics CRM è utilizzato dai professionisti di vari settori (es. vendite, marketing, operazioni, assistenza, finanza), ciascuno secondo proprie esigenze specifiche. Le versioni più recenti (2015, 2016 e Microsoft Dynamics 365 online) soddisfano in gran parte queste necessità. Dove necessario, sono integrate da una rete di applicazioni di terze parti. Un’area critica per tutti i reparti è la gestione dell’output dei documenti.

I documenti della catena di approvvigionamento (es. etichette di spedizione, elenchi di imballaggio), spesso devono essere personalizzati (es. in base a: processo di distribuzione, tipo di prodotto, normative nazionali, requisiti legali). Ciò può comprendere layout, arricchimento dei contenuti, allegati, fusioni di documenti e definizione dei metadati.

Molti altri documenti devono essere adattati alle esigenze di cliente e azienda. Vedi fatture, estratti conto, ordini d’acquisto, preventivi, ordini di vendita e dichiarazioni di lavoro. Ogni compagnia ha i propri sistemi per inviare un preventivo, firmare digitalmente un ordine d’acquisto o includere la lingua locale in una bolla di consegna con allegati normativi.

Inoltre, dato il ritmo sempre più rapido dei cambiamenti nel sistema, sarà necessario essere flessibili per adattarsi a nuove pratiche commerciali non ancora previste.

Per tutte queste ragioni, una società moderna richiede che l’IT reagisca rapidamente, a costi accessibili. Deve seguire strategie per agevolare tempestivamente le modifiche o la creazione di documenti. Deve fornire agli utenti finali strumenti flessibili e facili da usare. Solo così i progetti saranno realizzati più velocemente, riducendo al minimo l’impatto sulle costose risorse di programmazione.

Gli strumenti predefiniti rispondono a tutte le necessità?

È possibile creare un documento mail-merge Microsoft Word con dati CRM utilizzando strumenti standard. Ci sono però forti limitazioni per quanto riguarda il livello di informazioni disponibili.

Per esempio, è possibile accedere solo a un livello di sottoentità o tabelle correlate per estrarre le informazioni pertinenti. Inoltre, è possibile selezionare solo le informazioni per un tipo di record (entità). Ad esempio, se si lavora con il record Invoice, non sarà facile includere i dati dell’entità Contact.

In termini di output, la conversione del codice a barre, il posizionamento della firma digitale e la distribuzione multicanale richiedono molto tempo per essere implementati. Lato dell’architettura, i processi di elaborazione in background per gestire volumi elevati e la sicurezza dei documenti sono aree critiche.

Quale strategia per personalizzare i documenti?

Personalizzazione dovrebbe essere sinonimo di semplificazione, e non dipendere da una risorsa IT o dalla versione del CRM. Troppe personalizzazioni dei documenti aziendali non sopravvivono ai cambiamenti. Migrare quelle che devono essere mantenute è spesso un processo lungo e costoso.

La comunicazione è offerta da un add-in CRM che utilizza le tecnologie Web Service. L’add-in fornisce dati CRM dinamici rilevanti che utilizzabili da un sistema di progettazione Windows come Compleo Suite. L’utente di Dynamics CRM innesca un WORKFLOW o un DIALOG da qualsiasi entità, o da un elenco di entità selezionate tramite una ricerca avanzata, o da un’azione automatica come Creazione / Aggiornamento.

Gli utenti possono spostare i campi nel documento appropriato, personalizzando una tantum un modello che può essere lanciato automaticamente sull’azione CRM. Non è richiesto lo sviluppo di Dynamics CRM. Un’interfaccia GUI facile da usare può sostituire strumenti di sviluppo altrimenti necessari, consentendo un’implementazione più rapida e una soluzione self-service a vantaggio degli utenti finali.

Compleo Suite supporta al meglio i clienti Dynamics 365

Oltre alle funzionalità CRM esistenti per l’installazione e i servizi IT, si può fare molto di più per i clienti PMI. Aumentare il valore del servizio offerto consente di differenziarsi dai concorrenti. Ad esempio, è possibile creare un preventivo professionale che dettaglia prodotti, unità e/o bundle, facendo riferimento alle Opportunità e ai dettagli del Titolare del conto, allegando termini e condizioni e la firma del Gestore. Ciò facilita la trasformazione digitale di un Ufficio Vendite.

La soluzione Compleo Document Management accoglie questo e altri scenari (es. documenti della supply chain, reportistica interna, comunicazioni rivolte al cliente). Compleo si collega direttamente al Dynamics 365 CRM, sia in modalità Cloud che On-Premise, tramite un semplice plug-in.

Conclusione

Microsoft Dynamics 365 CRM (accessibile in Cloud come soluzione SaaS oppure OnPremise), può essere esteso per offrire molto di più sfruttando l’ecosistema partner.
Per quanto riguarda i documenti aziendali, i partner Microsoft come Symtrax possono aiutare la trasformazione digitale, superando le aspettative aziendali.