Scenario
Microsoft Dynamics CRM è utilizzato dai professionisti di vari settori (es. vendite, marketing, operazioni, assistenza, finanza), ciascuno secondo proprie esigenze specifiche. Le versioni più recenti (2015, 2016 e Microsoft Dynamics 365 online) soddisfano in gran parte queste necessità. Dove necessario, sono integrate da una rete di applicazioni di terze parti. Un’area critica per tutti i reparti è la gestione dell’output dei documenti.
I documenti della catena di approvvigionamento (es. etichette di spedizione, elenchi di imballaggio), spesso devono essere personalizzati (es. in base a: processo di distribuzione, tipo di prodotto, normative nazionali, requisiti legali). Ciò può comprendere layout, arricchimento dei contenuti, allegati, fusioni di documenti e definizione dei metadati.
Molti altri documenti devono essere adattati alle esigenze di cliente e azienda. Vedi fatture, estratti conto, ordini d’acquisto, preventivi, ordini di vendita e dichiarazioni di lavoro. Ogni compagnia ha i propri sistemi per inviare un preventivo, firmare digitalmente un ordine d’acquisto o includere la lingua locale in una bolla di consegna con allegati normativi.
Inoltre, dato il ritmo sempre più rapido dei cambiamenti nel sistema, sarà necessario essere flessibili per adattarsi a nuove pratiche commerciali non ancora previste.
Per tutte queste ragioni, una società moderna richiede che l’IT reagisca rapidamente, a costi accessibili. Deve seguire strategie per agevolare tempestivamente le modifiche o la creazione di documenti. Deve fornire agli utenti finali strumenti flessibili e facili da usare. Solo così i progetti saranno realizzati più velocemente, riducendo al minimo l’impatto sulle costose risorse di programmazione.
Gli strumenti predefiniti rispondono a tutte le necessità?
È possibile creare un documento mail-merge Microsoft Word con dati CRM utilizzando strumenti standard. Ci sono però forti limitazioni per quanto riguarda il livello di informazioni disponibili.
Per esempio, è possibile accedere solo a un livello di sottoentità o tabelle correlate per estrarre le informazioni pertinenti. Inoltre, è possibile selezionare solo le informazioni per un tipo di record (entità). Ad esempio, se si lavora con il record Invoice, non sarà facile includere i dati dell’entità Contact.
In termini di output, la conversione del codice a barre, il posizionamento della firma digitale e la distribuzione multicanale richiedono molto tempo per essere implementati. Lato dell’architettura, i processi di elaborazione in background per gestire volumi elevati e la sicurezza dei documenti sono aree critiche.
Quale strategia per personalizzare i documenti?
Personalizzazione dovrebbe essere sinonimo di semplificazione, e non dipendere da una risorsa IT o dalla versione del CRM. Troppe personalizzazioni dei documenti aziendali non sopravvivono ai cambiamenti. Migrare quelle che devono essere mantenute è spesso un processo lungo e costoso.